Kompaktwissen Büroorganisation

Effizient & innovativ dank digitaler Tools und künstlicher Intelligenz (KI)

Kompaktwissen Büroorganisation – das Aufgabengebiet der Assistenz ist heute vielfältig, kaum eine Stelle gleicht der anderen. Dennoch gibt es einige „Basics“, die für alle Office Professionals unumgänglich sind, um effektiv zu arbeiten. In diesem eintägigen Kompaktseminar erfahren Sie ein topaktuelles Wissens-Update rund um die moderne Büroorganisation. Sie erhalten hilfreiche Tipps im Hinblick auf Ihr individuelles Selbst- und Zeitmanagement, topaktuelle Hacks für Ihre Office-Anwendungen und selbstverständlich erfahren Sie, wie Sie die KI sinnvoll in Ihren Arbeitsalltag integrieren können.

Auch wenn so gut wie jede*r Mitarbeitende das Office-Paket von Microsoft kennt: Viele Erleichterungen stecken im Detail. Das sind Funktionalitäten, die kaum jemand kennt, die aber sehr nützlich und schnell zu erlernen sind. Brandaktuell und hochspannend sind darüber hinaus die Möglichkeiten, die uns die Künstliche Intelligenz eröffnet. Erfahren Sie, wie die KI Ihnen zu Inspiration und v.a. zu mehr Effizienz verhilft.

Packen Sie es an! – Professionalität im Büro spart nicht nur Zeit und Kosten, sie erhöht auch Ihre persönliche Freude an der Arbeit.

Themenüberblick
Effizientes Zeit- und Selbstmanagement
MS Office Update: Hilfreiche Hacks, die Sie kennen sollten
Künstliche Intelligenz (KI) für mehr Inspiration und Effizienz
KANBAN-Board: So realisieren Sie Ihre Projekte mit optimiertem Workflow
Das papierlose Büro: So funktionieren Wiedervorlage und Dokumentenmanagement digital

Inhalte

Effizientes Zeit- und Selbstmanagement
Organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag optimal und priorisieren Sie wichtige Aufgaben.

Bewährte Zeitmanagement-Techniken
Erfolgreich „Nein“ sagen und Grenzen setzen
Verzettelungen vermeiden: Ziele und Prioritäten richtig setzen
Zeitdiebe erkennen und reduzieren
Cool bleiben bei Störungen und Unterbrechungen: Erfahren Sie, wie Sie souverän mit unerwarteten Situationen umgehen und den Workflow trotzdem aufrechterhalten
Multitasking versus Monotasking: Pomodoro-Technik für konzentriertes, fokussiertes Arbeiten

MS-Outlook

Nachrichtenverwaltung
Ablage/Ordnerstruktur/Archivierung
Nachverfolgung/Wiedervorlage/Aufgaben
Suchzeile und Suchordner nutzen
Regeln definieren
Quick Steps einsetzen
Kategorien nutzen
Kalender-Einstellungen und -Ansichten, besondere Hinweise
Optimale Grundeinstellungen – nutzen Sie mehr als nur den Standard!

MS-OneNote – das digitale Notizbuch

Verwalten von und zugreifen auf alle Informationen, die immer griffbereit sein sollten
Notizbücher, Abschnitte und Seiten strukturieren
Notizbücher mit anderen teilen: Zugriffsberechtigungen

MS-Teams

So funktioniert die Online-Plattform von Microsoft zur Zusammenarbeit im Team
Kombination mit anderen Apps

MindMaps

Strukturieren von Informationen mit digitalen MindMap–Tools
Nutzungsmöglichkeiten und Anwendungsbeispiele

ChatGPT im Office: So nutzen Sie die KI sinnvoll

Generierung von Ideen und Inspirationen (Brainstorming)
Lernunterstützung
Schreiben/Generieren von E-Mails, Berichten und Dokumenten jeglicher Art: Entscheidend ist die Formulierung der entsprechenden Prompts

KANBAN-Board

Visualisierung von Projekt- und Aufgabenfortschritten, insbesondere im Team
TRELLO, MS-Planner, Meistertask oder Smartsheet? – Was unterscheidet die Anwendungen voneinander und welches Tool ist für Sie das richtige?

Digitale versus physikalische Ablage: Ihr Weg zum papierlosen Büro

Elektronische Wiedervorlage oder Terminmappen?
Tipps für ein effektives Dokumentenmanagement

Methodik

Wissensinput durch die Trainerin, praxisnahe Diskussionen und Übungen. Bringen Sie gerne Ihre Fragen mit ins Seminar oder teilen Sie uns diese vorab mit.

Trainerin

Brigitte Graf

ist als Referentin und Coach in den Bereichen Kommunikation, Präsentation, Selbstmanagement und Persönlichkeitsentwicklung sowie für IT-Anwendungen und Business-Tools im Bereich der Büroorganisation tätig. Nach kaufmännischer und pädagogischer Ausbildung hat Frau Graf auch die Zertifizierung als Trainerin nach dem European communication certificate® erlangt und ist seit über 20 Jahren erfolgreich in der Weiterbildung von Assistent/innen sowie Fach- und Führungskräften unterschiedlicher Unternehmensbereiche aktiv. Frau Graf arbeitet mit großer Leidenschaft – fachkompetent, authentisch & lebendig

Alle Office Professionals, die sich selbst und/oder andere im Büro optimal organisieren möchten. Das Seminar richtet sich an alle, die in der Assistenz, im Sekretariat und/oder im Office Management arbeiten und ihr Wissen im Hinblick auf eine moderne Büroorganisation, speziell bei der Nutzung digitaler Tools, auf den aktuellen Stand bringen möchten.

Deutsch

Anbieter-Zertifikat

Im Teilnahmepreis sind enthalten: Seminarunterlagen, Tagungsgetränke, Mittagessen und Pausenverpflegung wie Obst und Gebäck sowie eine Teilnahmebestätigung (die Verpflegung entfällt bei Online-Seminaren).

821,10 € (pro Person)

Präsenzkurs

1 Tag

Tageskurs

Termine und Orte

Von	Bis	Ort	Durchführungs- garantie	Frühbucher bis Betrag	Lastminute ab Betrag
28.01.2025	28.01.2025	Heidelberg
27.02.2025	27.02.2025	Heidelberg
27.03.2025	27.03.2025	Live Online-Kurs
08.05.2025	08.05.2025	Heidelberg
29.09.2025	29.09.2025	Heidelberg
20.10.2025	20.10.2025	Live Online-Kurs
13.11.2025	13.11.2025	Heidelberg
10.12.2025	10.12.2025	Heidelberg